Legg papir på plass

Den generelle regelen for papirer er å forkaste alt. Klientene mine ser alltid forbløffet ut når jeg sier dette. Selvfølgelig mener jeg ikke at vi skal eliminere papirer helt. Jeg prøver bare å finne ut hvor mye besluttsomhet vi trenger for å velge bare de som er absolutt nødvendige og forkaste resten. Papirark virker så slanke; vi henger ofte på dem uten egentlig å tenke. Jo flere papirer vi samler opp, jo mer tid tar det å finne bestemte dokumenter, og jo vanskeligere er de å sette i orden.

hvordan finner du ringstørrelsen din i mm

Start med å samle alle papirene dine på ett sted og se på hver enkelt. Selv papirer som ligger i konvolutter bør tas ut og kontrolleres side for side i tilfelle reklamebrosjyrer eller annet uønsket materiale blandes inn i dem.

Det kan være nyttig å sortere papirer i kategorier mens du blar gjennom innholdet. Dette gjør det raskere og enklere å arkivere dem når du er ferdig. Papirer kan grovt deles inn i tre kategorier: venter, lagre fordi du må, og lagre fordi du vil.

RELATERT: Slik eliminerer du papirrot på bare 5 minutter om dagen

Den ventende kategorien inkluderer papirer som trenger noen form for handling, for eksempel utestående regninger. Jeg anbefaler å oppbevare dem alle i en oppreist arkivboks til du har håndtert dem. På den måten blir de ikke rotet sammen med papirer i andre kategorier.

La oss deretter se på papirer vi må lagre . Sorter dem etter kategori og arkiver dem i et skap eller i mapper på en hylle. Hvis du ikke trenger å beholde originalene, kan du skanne dem og lagre dem elektronisk. I dette tilfellet, i stedet for å skanne dem mens du sorterer, er det mer effektivt å legge dem i en haug som skal skannes senere og gjøre skanningen på én gang.

Den siste kategorien er papirer du ønsker å lagre av andre grunner. Disse kan inkludere dokumenter du vil beholde som referanse, eller de som faktisk vekker glede for deg. Men fordi rebound er et vanlig problem når folk henger på ting bare fordi, husk at den grunnleggende regelen for papirer er å forkaste dem alle.

I ryddetimene mine, når en klient har problemer med å bestemme hvilke papirer jeg skal beholde og hvilke som skal kastes, fyrer jeg av spørsmål om hver enkelt – ting som Når trenger du dette?, Hvor lenge har du hatt det?, Hvor ofte går du tilbake og se på det?, Finner du det samme innholdet på internett?, Har du allerede lagret det på datamaskinen din?, Hvor mye av et problem ville det vært hvis du ikke hadde dette?, og gir det virkelig gnist glede? Hvis du motsetter deg forutsetningen om at du bør kaste dem alle, prøv å forestille deg at jeg nettopp har gått inn på kontoret ditt og kunngjort at jeg kommer til å makulere alle papirene dine. Hva ville du gjort? Hvilke ville du prøve å redde fra makuleringsmaskinen?

Hvordan lagre papirer slik at du aldri spretter tilbake

Så lenge du følger mine tre regler for oppbevaring, kommer du aldri tilbake til papirrot.

Relaterte ting

en Kategoriser hvert papir ned til siste ark.

Start med å sortere papirene dine i klare kategorier, for eksempel presentasjoner, prosjektforslag, rapporter og fakturaer. Bruk det systemet som fungerer best for deg. Nå er tiden inne for å kategorisere papirene dine på en måte som gjør livet ditt enklere.

to Oppbevar papirene stående.

For optimal effektivitet er det avgjørende å lagre papirer i et hengende filsystem. Legg hver kategori av papirer i en egen mappe og oppbevar dem i et arkivskap eller stående i en arkivboks plassert på en hylle. Å lagre dem på denne måten gjør det enkelt for deg å se hvor mange papirer du har. Det ser også pent og ryddig ut.

3 Lag en ventende boks.

Behold bare de papirene du trenger å håndtere den dagen. Når du har behandlet ventende papirer, kast de som ikke trenger å oppbevares.

beste måten å rengjøre en keurig på

Når du har sortert papirene og bestemt deg for hvor hver kategori hører hjemme, kan du se på arbeidsplassen din og bestemme hvor mye plass du har tilgjengelig for å lagre dem. Når du overskrider denne lagringskapasiteten, begynner papirene å renne over. Det er et signal om at du må undersøke det som er der på nytt. Ved å sjekke jevnlig på denne måten kan du holde papirene ryddige til enhver tid.

RELATERT: I sin siste bok avslører Marie Kondo hvordan du finner en jobb som vekker glede

hvordan få lim av klær fra klistremerke

Fest boksamlingen din

En bestselger du håpet å lese en dag, en fremgangsmåtebok om regnskap du kjøpte for å forbedre ferdighetene dine, en bok mottatt fra en kunde ... hva slags bøker har du på arbeidsplassen din?

Bøker er fylt med verdifull kunnskap som kan hjelpe oss med å gjøre jobben vår. Når de oppbevares ved pultene våre eller i bokhyllene våre, kan de gi oss inspirasjon eller en følelse av trygghet. Å lese dem kan øke motivasjonen vår, og bare å vise dem kan gi et personlig preg på rommet vårt. I virkeligheten holder vi imidlertid ofte bøker på jobb av feil grunner.

En av kundene mine hadde en bokhylle på kontoret sitt fylt med uleste bøker. Når vi telte dem var det over 50, og over halvparten hadde sittet på hylla i to år eller mer. Jeg skal lese så mange jeg kan i løpet av min neste ferie, erklærte hun. Da vi møttes igjen, ble jeg imidlertid ikke overrasket over å høre at hun hadde gitt opp halvveis. De fleste bøkene hun hadde klart å lese var hennes siste innkjøp. Å la dem være uleste virket så bortkastet at jeg bestemte meg for å hurtiglese for å komme gjennom dem, sa hun. Men jeg begynte å føle at jeg bare gjorde det av en følelse av plikt. Det ga meg ingen glede. Dette virket enda mer bortkastet, så jeg bestemte meg for å la mange av dem gå. Til slutt bestemte hun seg for å beholde bare en nøye utvalgt 15 på kontoret sitt.

RELATERT: De beste bøkene i 2020 (så langt)

Når du skal rydde opp i bøkene dine, begynn med å samle dem alle på ett sted. Kanskje du tenker at det ville være bedre å bare velge dem ved å se på titlene mens de fortsatt er i bokhyllen din, men ikke hopp over dette trinnet. Bøker som har ligget for lenge i hylla har blitt en del av kulissene. Sinnet ditt registrerer dem ikke, selv når de er direkte i synslinjen din, og det gjør det vanskelig å bestemme hvilke som vekker glede. Bare ved å ta hver enkelt i hendene kan du faktisk se dem som separate enheter.

hvor begynte pinching på st patrick day

Hvis du synes det er vanskelig å vurdere om en bestemt bok vekker glede eller ikke, kan du prøve å stille deg selv visse spørsmål. Når kjøpte du den for eksempel? Hvor mange ganger har du lest den? Vil du lese den igjen?

Et annet spørsmål å stille deg selv er hvilken rolle den boken spiller i livet ditt. Bøker som vekker glede er de som motiverer og gir deg energi når du leser og leser dem på nytt, de som gjør deg glad bare å vite at de er der, de som gir deg oppdatert informasjon om den nyeste informasjonen, og de som hjelper deg med å utføre arbeidet ditt bedre, for eksempel manualer.

Et siste spørsmål å stille er om du fortsatt ville kjøpt den boken nå hvis du så den i en bokhandel eller om den har passert sin beste alder når det gjelder interessen din for den. Bare fordi du har betalt for dem, betyr det ikke at du må lese ferdig hver bok.

Hensikten med å stille slike spørsmål er ikke å tvinge deg selv til tankeløst å rense bøkene dine. Snarere er det for å hjelpe deg å utforske forholdet ditt til hver enkelt du har. Hvis bøker vekker glede for deg, er det riktige valget å beholde så mange du vil med selvtillit.

Tilpasset fra Joy at Work © 2020 av KonMari Media Inc. og Scott Sonenshein. Brukt med tillatelse fra Little, Brown and Company, New York. Alle rettigheter forbeholdt.

Marie Kondo er forfatteren av bestselger s Den livsendrende magien ved å rydde opp (, amazon.com ; , bookshop.org ) og Arbeidsglede (, amazon.com ; , bookshop.org ) , og er stjernen i Rydder opp med Marie Kondo på Netflix. Scott Sonenshein er professor ved Rice University og den bestselgende forfatteren av Tøye ut (, amazon.com ; , bookshop.org ) .

• Av Marie Kondo og Scott Sonenshein