Uansett om korrespondansen din er personlig eller profesjonell, er vi alle skyldige i å begå en e-post-faux pas fra tid til annen. (Hvis du bare kunne slette minnet om å videresende den upassende e-postmeldingen til feil person!) Neste gang du utarbeider en melding til massene, følg disse budene om e-postetikette for å unngå et kriminelt kommunikasjonsuhell.

I SLEKT: Alt du bør (og ikke bør inkludere) i en e-post utenom kontoret

Relaterte ting

1 Svar alle med forsiktighet

Ikke svar alle med mindre hver eneste person på distribusjonslisten trenger å vite hva du trenger å si, sier Aimee Symington, administrerende direktør i Finesse Worldwide. Hun foreslår å gå gjennom navnene på listen og bare svare på de som faktisk trenger svaret ditt. Det kan bety at du svarer bare avsenderen eller tre av de syv mottakerne. Og hvis lederen eller kollegaen din ønsker å bli kopiert på noe, så respekter hennes forespørsel.

Tankefulle svar kan spare andre tid. Enten det er av forretningsmessige eller sosiale grunner, vil folk begynne å irritere seg over en strøm av ubetydelige e-poster fordi de må stoppe for å åpne dem, sier Diane Gottsman, grunnlegger av Protocol School of Texas. Så tenk deg om to ganger før du svarer alt med Can't make it, neste gang du blir invitert til brunsj.

to La aldri en emnelinje være tom

En god emnelinje hjelper mottakere med å prioritere e-post, sier Lizzie Post, medprogramleder for Awesome Etiquette podcast. Uansett hva du gjør, ikke la det være tomt. Når du lager en emnelinje, må du gjøre den spesifikk og kortfattet, og se på staving og grammatikk. Det er det første en person legger merke til, sier Post.

I SLEKT: Organiserte arbeidslivet ditt i 5 enkle trinn

Fordi en emnelinje skal gjenspeile innholdet i e-posten, anbefaler eksperter å oppdatere emnelinjen når samtalen flyter. Unngå emnelinjer som kan redusere hastigheten på en e-post (tenk: raskt spørsmål for å overføre et stort arbeidsproblem) eller få noen til å savne en melding hun tror hun allerede har lest, forklarer Gottsman. Hun foreslår at du starter en ny tråd hvis en e-post har kommet for langt fra den opprinnelige meldingen.

3 Svar raskt

Selv om eksperter ikke er enige om riktig responstid for e-post, er de enige i at omtrent hver e-post fortjener svar. Hvis det er tilstrekkelig med et enkelt svar (skjønner det, takk eller høres ut som en god plan), kan du prøve å svare så snart du leser en e-post.

Noen ganger vil en e-post kreve informasjon som det kan ta flere dager å samle på - men det betyr ikke at du har lov til å la folk henge. Gi dem beskjed om at du har mottatt e-posten deres, og vil komme tilbake når du kan, sier Symington.

Og husk å bruke en automatisk svarmelding hvis du reiser eller ute av kontoret , legger hun til, så andre vet at de ikke burde forvente svar.

4 Frem med forsiktighet

Sørg for at du videresender til riktige personer av de rette grunnene, sier Post. Før du videresender, må du vurdere følsomheten til innholdet - som inkluderer eventuelle vedlegg og navn og kontaktinformasjon for alle som er tilknyttet meldingen. Noen foretrekker at kontaktinformasjonen deres forblir privat. Hvis en tråd inneholder for mange detaljerte punkter i en diskusjon, kan du starte en ny e-post.

I SLEKT: Hvordan håndtere 5 ekstremt irriterende kollegasituasjoner

5 Fortell noen om hun er blitt hacket

Vi har alle vært der. Et virus tar tak og før vi vet ordet av det, spammer vi bestefar med lenker som får noen til å rødme. Hvis du mottar det som åpenbart er et virus, må du varsle offeret som kanskje ikke er kjent med hva som skjer. Bare si, 'Jeg ønsket å fortelle deg at dette skjer,' sier Symington. Det er en fin ting å gjøre.

6 Respekter kunsten å sende e-post

Du bryr deg om å gjøre et godt inntrykk personlig, så hvorfor ikke holde e-postpersonen din til samme standard? E-post er en refleksjon av deg og skal skrives som et brev mer enn en tekst, mens du fremdeles husker korthet, sier Symington. Kontroller staving, grammatikk og tegnsetting. Alle caps indikerer at du roper, og all liten bokstav betyr at du er lat. For mange skrifter, farger og smilefjes kan være irriterende, legger hun til.

Vær vennlig uten å prøve å overdrive humoren. Feil på siden av forsiktighet selv om du har sans for humor, sier Gottsman. Tone blir for ofte forvirret i e-post, og du vil ikke komme ut som uprofesjonell fordi noen ikke får vitsen din.

7 Husk: Ingen e-post til middag

Det er en ting hvis du spiser et uformelt måltid med en betydelig annen (og datoen er i morgen), men ikke sjekk e-post på et middagsfest, sier Post. Når det gjelder møter på kontoret, avhenger det. Hvis kolleger tar med seg telefoner eller bærbare datamaskiner til konferanserom for å få tilgang til e-post under møter, er det sannsynligvis greit. Vær oppmerksom på at bedriftskulturer kommer til å ha forskjellige retningslinjer rundt e-post, sier hun. Kjenn til e-posten på jobben for å være passende.