I arbeidslivet er det få flere velkomne akronymer enn OOO. I tillegg til å være inngangsporten til en bekymringsløs tilværelse, er det en praktisk måte å la kollegaer og klienter vite at du vil være vanskelig å nå - om ikke utilgjengelig - for en viss mengde å sette en melding utenfor kontoret på jobben. tid. Så selv om det ikke er behov for å tenke over det (du skriver ikke en roman her), spiller det noen rolle hva du inkluderer.

gaveideer til en kvinne som har alt

Det kan føles litt vanskelig og robotaktig å forhåndsskrive en melding utenfor kontoret, men det er nødvendig og nyttig for alle som kan prøve å nå mens du nipper til Mai Tais på stranden eller går på tur i Machu Picchu. (I tillegg hjelper du deg med å koble fra og slappe av hvis du har problemer med å forlate jobben på jobben.) Her er hva du skal si (og hva du ikke skal si) i ditt autosvar.

I SLEKT: 9 måter å spare til ferien du fortjener

1. Inkluder en hilsen og avlogging.

Hvordan du starter en OOO-melding vil selvfølgelig avhenge av dine personlige preferanser og arbeidsmiljø. Mens et stort hei ikke er helt nødvendig, må du begynne et sted, og det er hyggelig å legge til et menneskelig preg. Hvis du hopper rett inn i jeg for øyeblikket er utenfor kontoret ... føles for rar og løsrevet fra deg, kan du gjøre det enkelt med Hei, eller takk for e-posten din.

Det samme gjelder signaturen din. Du er velkommen til å slutte med datoen for retur, men hvis det er fornuftig å avslutte med noe som 'Takk!', 'Best, (navnet ditt)' eller 'Ha en fin helg (eller sett inn ferie her)! ', gå for det.

2. Inkluder hvor lenge du skal være ute.

Nevn start- og sluttdatoer: Jeg reiser fra 3. til 7. juli og sjekker ikke e-post. Jeg svarer på notatet ditt så snart jeg kan når jeg er tilbake på kontoret 8. juli. (Ikke glem å slå av feriesvaret når du kommer tilbake!).

3. Ta med om du vil sjekke e-post eller ikke.

En bortemelding er ikke bare nyttig når du går helt ut av nettet. Du kan reise på jobb eller jobbe eksternt, noe som gjør sporadisk kommunikasjon og WiFi-tilkobling feil. Hvis du ikke sjekker eller svarer på e-post, si det (se eksemplet ovenfor). Ellers er det nyttig å angi en melding som advarer folk om at du ikke vil være like tilgjengelig på grunn av reise- eller stedforpliktelser. Det handler om å stille forventninger til de som prøver å nå deg. For eksempel: Takk for notatet ditt! Jeg skal ta en fotografering fram til 3. juli og vil sjekke e-post med jevne mellomrom / har begrenset tilgang til e-post, og kan være treg til å svare.

4. Inkluder hvordan du når deg (hvis i det hele tatt).

Hvis du vil være tilgjengelig i noen kapasitet, kan du redegjøre for nøyaktig hvordan du kan ta kontakt. For eksempel: Jeg vil ikke sjekke e-post, men hvis du trenger å kontakte meg av en eller annen grunn, kan du kontakte meg på cellen min ... Eller: Hvis dette er tidssensitivt, kan du gjerne sende meg en e-post på nytt (dato du tilbake) så det er øverst i innboksen min. Eller: Ta kontakt (navn på en assistent, kollega, frilanser eller annen tilgjengelig dekning på kontoret) for presserende forespørsler. Før du tar med en annen kolleges kontaktinformasjon i OOO-en din, må du fjerne den med dem - selv om du er deres overordnede, er en head-up fortsatt en hyggelig høflighet.

5. Unngå unødvendige personlige opplysninger.

Hvis du er ute i barselpermisjon eller gifter deg den helgen (!), Er det helt greit å ta med - men det handler omtrent så mye som personlig deling trenger å gå i et automatisk svar. Tenk på hvordan du kan reagere på noens bortemelding og nevne altfor mange personlige detaljer. Du vil at personen i mottakersiden skal vite a), uansett om du vil svare på e-posten deres, og b) når de kan forvente å høre fra deg. Alt annet er sannsynligvis TMI, så hold det enkelt.

I SLEKT: Den beste måten å signere e-post på, hvis du vil ha et raskt svar