Bestem hva du skal delegere

Nullstill oppgaver som hjelper karrieren din. Bruk først 15 minutter på å skrive en uttømmende oppgaveliste. Dette lar deg rydde tankene og skifte fokus til handling, sier Tiffany Dufu, forfatter av Slipp ballen: Oppnå mer ved å gjøre mindre . Vurder hver oppgave mot det større bildet: Hvilket vil virkelig lykkes med et prosjekt eller hjelpe deg med å sikre en kampanje? Bytt syn fra “Hva må skje i dag?” Til “Hva prøver jeg å oppnå?” Råder Dufu.

Planlegg tiden din. Det er bare 24 timer om dagen - og du trenger å sove. Å se hele oppgavelisten din får deg til å tenke: Når skal jeg faktisk gjøre alt dette? sier Mary Jane Nirdlinger, assisterende byleder i Chapel Hill, North Carolina. Svar på det spørsmålet ved å bruke kalenderen din til å planlegge og planlegge oppgavene dine - å ta i betraktning i tide for å forberede hjernen, spise og sjekke e-post - akkurat som du ville hatt et møte, sier hun. Blokk også disse tidsblokkene. Vi har en tendens til å undervurdere hvor lang tid det tar å få ting gjort, sier Dufu. Du vil raskt innse at du bare kan passe inn så mye. Og hvis noe fremdeles er prioritert, må du finne noen andre til å gjøre det, sier Nirdlinger.

Prioriter oppgaver som bare du kan gjøre. Dette er ikke ting du nødvendigvis kan gjøre bedre; de er ting som bare du har ferdigheter, nettverk eller politisk kunnskap til å håndtere, sier Dufu. Du er kanskje den eneste som kan holde talen, men du kan be om hjelp til å forberede presentasjonsbildene, sier hun. Behold det som krever ditt tydelige synspunkt. Jeg ville aldri delegere noe som krever ekte ekthet, som stemmen min i skrivingen eller kontrollen over menyen, sier Vivian Howard, kokk i Kinston, North Carolina, og forfatteren av kokeboken. Deep Run Roots . Unngå å delegere oppgaver du virkelig liker å gjøre, uansett hvor trivielt det er. De bidrar til din generelle arbeidsglede, sier Nirdlinger. Kanskje du elsker å bestille dine egne forretningsreiser (og er veldig kresen med omgang).

Tildel effektivt

Oppdag alles supermakt. Ta deg tid til bedre å kjenne lagkameratene og deres unike ferdigheter. Hver sykepleier har et individuelt fantastisk trekk, enten det er å avmystifisere medisinsk sjargong for pasienter eller å være den beste blodtrekkingen, sier tidligere psykiatrisk sykepleier Elizabeth Scala, forfatter av Stopp sykepleierutbrenthet . Når du har funnet din PowerPoint-guru eller cold-call-proff, er det lettere å betro personen den signaturoppgaven.

Finn vekstmuligheter. Gi alle sjansen til å skinne. Delegasjon handler ikke bare om deg. Det handler om å styrke mennesker til å vokse og prøve noe nytt, sier Nirdlinger. Hvis du ikke kan slutte å være opptatt lenge nok til å delegere, holder du teamet ditt tilbake. Spør deg selv: Hvem kan virkelig ha nytte av denne opplevelsen eller denne utfordringen? sier Laura Vanderkam, forfatter av Jeg vet hvordan hun gjør det . Hvis det er noen som vil lære av eksponering for en ny avdeling, kan du sende henne til et møte hos deg.

Be om frivillige. Noen ganger er vi så myke av travlheten at vi ikke går tilbake og ser hvem som er rundt for å hjelpe, sier Nirdlinger. Hun anbefaler å si til teamet ditt: Jeg føler meg overveldet. Er det noe du merker at jeg gjør som du tror du kan hjelpe deg med? Folk liker å være behjelpelige, sier Nirdlinger: Det får dem til å føle seg verdsatt. Som frivillighetskoordinator for Habitat for Humanity i Knoxville, Tennessee, ber Trinity Edgar om tilbakemelding og spør frivillige hvilken oppgave de vil påta seg. Vi vil sørge for at de er komfortable mens vi presser dem på å utvide komfortnivået, sier hun.

Delegere i alle retninger, inkludert opp. Noen ganger er en likemann den beste personen for den aktuelle jobben; noen ganger kan en oppgave som vil ta deg timer utføres av en leder med en samtale. La personen få vite at hennes ekspertise eller involvering vil føre til at selskapet vinner. Vær oppmerksom på språket ditt, sier Lindsey Pollak, forfatter av Bli sjefen . Bruk ordet støtte, assistanse eller veiledning i stedet for delegat. For en jevnaldrende foreslår Dufu å si: Jeg kan virkelig bruke støtten din til å løse dette problemet. Kan du delta på disse tre møtene i mitt sted og gi din skarpe innsikt? Til en leder, si: Hvis du tar på deg disse to tingene, vil du fjerne noen store barrierer for prosjektet. Du flytter ikke oppgaver fra tallerkenen din; du gir uttrykk for hva som må gjøres for å slå denne oppgaven ut av ballparken.

Kommuniser oppgaven

Legg klare forventninger. Klarhet er viktig når du delegerer en hvilken som helst oppgave. Forklar nøyaktig hva du trenger og bli enige om utdataene, sier Stacy Brown-Philpot, administrerende direktør i TaskRabbit. Vær spesifikk (betyr ASAP med i morgen eller 17.00 i dag?) Og ikke anta at noen kommer til å gjøre oppgaven slik du naturlig ville gjort. Ulike generasjoner bruker forskjellige verktøy, sier Pollak. Hvis du vil at noen skal håndskrive en takkemelding i stedet for å sende en e-post, si nøyaktig det.

Vis, ikke fortell. Demonstrer hvordan suksess ser ut. Å lytte på en salgssamtale og høre nøyaktig hva du sier og hvordan du svarer, er vanligvis bedre trening enn noe manus, sier Pollak. Eller gi kollegaen fem eksempler på hvordan fortreffelighet ser ut og eksempler på hva du ikke skal gjøre. Etter at denne personen har skyggelagt deg en stund, sier Scala, vær imøtekommende og spør: Føler du deg komfortabel nå å gjøre det selv?

Annonser oppsiden av hver oppgave. La oss være ærlige: Få mennesker er begeistret over ideen om å bestille et konferanserom eller organisere et forsyningsrom. Selv om forespørselen din ikke er sexy, uttrykk den med entusiasme. Folk er sultne på å lære og ivrige etter å hjelpe når spørsmålet blir posisjonert som en mulighet, sier Dufu. For eksempel, hvis du trenger noen til å ta notater i et ledermøte, si: Dette møtet er en sjanse for deg å få et vindu inn i politikken til dette selskapet. Jeg vil gjerne at du skal delta og ta notater. Howard legger til en påminnelse: Å være delegator er ikke å være en diktator. Vær snill med det.

Vurder om det fungerer

Bestem hvordan du skal sjekke inn. Når du har overført eierskapet, må du bestemme hvordan du får oppdateringer. Sett opp noe som fungerer med begge personlighetene dine, sier Nirdlinger. Lag en tidslinje og vær spesifikk om hva du forventer ved hvert sjekkpunkt, sier Brown-Philpot.

Feilsøk sammen. Hvis delegeringen ikke går bra, må du være klar over hva som ikke fungerer. Still en serie ærlige spørsmål: Hadde du all informasjonen du trengte? Trenger du trening? Er dette noe du føler deg komfortabel med? Delta i løsningen for å snu samtalen fra defensiv til taktisk, sier Nirdlinger.

Rull med det. Noen ganger må du bare gå på akkord. Noen ganger kan jeg ikke formulere visjonen min på en måte som er forståelig, sier Howard. Du må være åpen for andres måte å gjøre ting på og gjøre justeringer underveis. Selv om oppgaven ikke ble gjort perfekt, hvis den ga deg tid til å fokusere på et annet viktig prosjekt eller dra tidlig nok til å treffe treningsstudioet eller stikke inn barna, er det en klar gevinst.