Bruker kontoret en direktemeldingsplattform som Slack eller Google Hangouts? Du kan for øyeblikket bare bruke den til å sidechatte med kollegaen din BFF eller raskt pinge sjefen din for å si at du kommer for sent. Men hvis du ikke benytter deg av IM for å effektivisere arbeidskommunikasjon og fremme effektivt samarbeid mellom teamet ditt og andre team, bør du gjøre det. Her er riktig måte - og riktig tidspunkt - for å bruke direktemeldinger på jobben.
Chat eller e-post?
Den e-setningen e-post, svar på to ord eller rask hei fungerer bra i et meldingssystem som Slack. Det er også perfekt for pågående samtaler som krever mye frem og tilbake - de som ikke nødvendigvis fortjener en bestemt, personlig møte eller telefonsamtale , men er bedre overlatt til direktemeldinger for å spare alles e-postinnbokser. Mens e-post fortsatt er nødvendig for ekstern kommunikasjon, kan en meldingsplattform alvorlig redusere det interne e-postvolumet.
I SLEKT: Ta tak i innboksen din for godt med disse e-postadministrasjonstipsene fra en proff
Bli organisert.
Den virkelige styrken til en meldingsplattform er muligheten til å katalogisere og organisere informasjon, sier Anna Pickard, leder for merkevarekommunikasjon hos Slack. 'I motsetning til e-post, som kan slettes automatisk over tid eller deaktiveres når noen forlater selskapet, er filene og informasjonen som deles i Slack alltid tilgjengelig,' sier hun, 'som gir nye ansatte fordelen med konsernets kunnskap.' Organisasjon er avgjørende. Lag kanaler etter emne eller prosjekt og inviter relevante personer til samtalen. Trenger du å chatte en mot en? Bruk direktemeldingsfunksjonen slik at diskusjoner i kanaler holder fokus på emnet.
Vær kort.
Pickard anbefaler å holde meldinger fordøyelige ved å bruke punktpunkter og til og med emoji. Hvis noe må diskuteres eller forklares nærmere, start en egen tråd; i Slack, bare klikk på chatboblen under et svar. Tenk på denne tråden som et sidefelt: Den er hyperspesifikk og lar deg utdype et emne uten å muddete den større samtalen.
I SLEKT: 6 ting som alle effektive e-postmeldinger har til felles
hvilken farge bralette bør jeg få
- Av Caylin Harris
- Av Maggie Seaver
