Vi stoler alle på e-post for øyeblikkelig korrespondanse - og forsikring om at Amazon-pakken vår faktisk er på vei. Men det er trygt å si, på grunn av alle sine prisverdige fordeler, kan e-postinnboksen din raskt bli til bane for din eksistens hvis den ikke blir merket av. Og synet av en rotete innboks er en umiddelbar stressor stort sett alle.

Å sjekke e-post regelmessig er en hverdagsoppgave som det er umulig å unngå, og uansett hvor flittig du er med å slå 'svar alle', er det lettere sagt enn gjort å administrere en innboks i e-post. Og hvis du er mindre flittig - som i, er du mer utsatt for å la e-postene hoper seg upresset —Den mangelen på organisering av innboksen (og angsten for å være i e-postgjeld) er sannsynlig som påvirker produktiviteten din mer enn du skjønner. Heldigvis er det en vei ut av det kaotiske innbokshullet. I et forsøk på å bedre administrere våre uregjerlige innbokser, tappet vi produktivitetsproffene for tidsbesparende (les: livreddende) e-postadministrasjonshacks som vil bringe oss så mye nærmere den tilsynelatende unnvikende Inbox Zero.

I SLEKT : 6 ting som alle effektive arbeidsemails har til felles

Relaterte ting

1 Sjekk e-post bare 15 minutter av gangen

I følge produktivitetsekspert og grunnlegger av Inkwell Press , Tonya Dalton, du kan maksimere produktiviteten din ved å sjekke e-post i korte trekk, 15-minutters utbrudd . 'Du vil bli overrasket over hvor mange e-poster du kan lese og svare på i løpet av kort tid når du sjekker innboksen din i grupper,' sier hun. 'Nøkkelen er å stille inn en tidtaker, slik at du vet når dine 15 minutter er oppe og når det er på tide å gå videre til annet arbeid.'

hvor lenge å koke søtpoteter hele

to Planlegg tidsblokker for e-post

På samme måte kan du vane deg med å planlegge angitte tidsblokker (på 15 ish minutter) bare for e-postkontroll. Når du leser e-post på rullerende basis når de faller inn i innboksen din, hindrer det til slutt produktiviteten. For yrker der konstant kommunikasjon er avgjørende, er det kanskje ikke realistisk å etablere en tidsplan. Men hvis du tar en hard og hard titt på jobben din, kan du oppleve at det er mulig å angi e-postlesingstid, for eksempel hvert 60. eller 90. minutt. Sett varsler i kalenderen din til du er i en rutine. Hvis noen virkelig trenger å nå deg, vil de sende deg en e-post igjen, send en direkte melding , eller ring. Hvis du skumrer e-post på telefonen din, merker du de du trenger å følge opp som uleste, slik at du ikke glemmer å svare senere.

I SLEKT: Glem tidsstyring - Merk følgende Ledelse er bedre vei til produktivitet

3 Bruk utkastmappen

Ikke la e-postboksen din bli en oppgaveliste, noe du jobber deg fra topp til bunn, sier Charles Duhigg, journalist og bestselgende forfatter av Smartere, raskere, bedre . Det er den verste oppgavelisten som er mulig, for bokstavelig talt kan alle legge til den.

Lag din egen oppgaveliste via e-post ved å åpne bare de som trenger din oppmerksomhet. Søk viktige e-postmeldinger som krever umiddelbare svar (f.eks. For prioriterte prosjekter eller fra sjefen din). og bare åpne disse meldingene - eller trykk svar. Hold svarvinduet åpent på datamaskinen din, eller la utkastet vente i utkastmappen. Det er oppgavelisten din: denne svarstabelen. Bruk den foreskrevne e-posttiden din til å skrive gjennomtenkte, overbevisende svar, i stedet for å prøve å rive gjennom en større mengde mindre relevante ting. På den måten kan målet ditt være å oppnå en tom utkastmappe, i stedet for en perfekt tom innboks.

4 Motta e-post i grupper

Hvis du ikke kan unngå å sjekke hver gang du hører et ping, er en enkel måte å håndtere den konstante e-postmeldingen i innboksen din (og dempe distraksjoner) å bruke et verktøy som BatchedInbox plugin for Gmail kan redde deg fra konstant distraksjon. Den grupperer e-postene dine og sender dem til deg i bølger - men bare på de nøyaktige tidspunktene du velger.

5 Avslutt abonnementet nådeløst

Å slette irrelevante nyhetsbrev og salgsvarsler en etter en kan gi illusjonen om produktivitet, men å rifle gjennom den samme søppelposten uke etter uke øker bare e-posteffektiviteten. 'I følge loven må alle nyhetsbrev inneholde en lenke for avmelding,' sier Dalton. 'Ta deg tid til å klikke på lenken for å sende inn forespørselen om avmelding. Det er en 10 sekunders investering som vil lønne seg i form av en renere innboks. '

hvordan rengjøre dusjforheng av plast for hånd

Dalton bemerker også at det ikke er nødvendig å registrere seg for en e-postavmeldingsapp eller -tjeneste for å kvitte deg med innboksen. 'Mange av disse programmene ender faktisk opp med å selge e-postadressen din til andre selskaper for å holde dem i virksomhet,' legger hun til.

I SLEKT: Hvordan rydde ut telefonen

6 Slå på forhåndsvisningsfunksjonen

Bruk forhåndsvisningsfunksjonen til e-postprogrammet ditt, hvis det har en (de fleste av dem gjør det). Dette vil la deg kikke på de første linjene i en melding i et eget vindu, slik at du ikke trenger å åpne den helt for å lese den, og du kan slette søppel umiddelbart. (Bonus: Dette reduserer også sjansene dine for å åpne en melding med et tilknyttet virus.)

7 Berør e-post bare en gang (og bruk de fem d-ene)

Dalton foreslår å iverksette tiltak så snart du åpner en melding ved å vurdere 5 D-ene: Gjør, delegere, slette, utsette og utpeke. 'Gjør raskt e-postene som krever mindre enn to minutters handling, og deleger de som krever handling fra andres side,' sier hun. Avslutt umiddelbart og slett meldinger som ikke krever noe, og utsett varslinger som krever mer enn to minutters handling å fullføre. Til slutt, fil e-postmeldinger som inneholder relevant informasjon til en egen mappe, slik at du lettere kan finne dem i fremtiden.

hvor kan jeg kjøpe fidget spinnere

I SLEKT: De 7 budene om e-postetikette som alle bør følge

8 Mapper er din venn

Når du bruker innboksen din som standardlagring, blir den raskt en digital søppelskuff, noe som gjør det vanskelig å finne det du trenger, Peggy Duncan , en personlig produktivitetsekspert i Atlanta. Du kan manuelt sortere meldinger i mapper, sikkert, men enda bedre, du kan sette opp automatiske filtre som dirigerer meldinger direkte til en foretrukket mappe. For eksempel kan meldinger fra Facebook gå rett til en sosial mediamappe. Alle meldinger fra markedsføringsteamet arkiveres direkte i Marketing Initiatives-filen. (Gmail gjør dette automatisk, men du kan sette opp et lignende system med andre e-posttjenester, som Microsoft Outlook.) Når alle e-poster av en type, som nyhetsbrev, er gruppert i sin egen mappe, kan du velge alle og slette uønskede med et enkelt klikk. Finn en automatisk innstilling for sortering av e-post som fungerer for deg og oppgavene dine, og hold deg til den.

9 Utkast et hermetisk svar

Hvis du mottar flere meldinger som inneholder lignende forespørsler, anbefaler Dalton å skrive ut et standard hermetisk svar som du kan justere og tilpasse litt med hvert e-postrespons. 'Lagre standardsvaret som en av e-signaturene dine, slik at du enkelt kan fylle ut e-posten din automatisk,' sier hun. Geni, ikke sant? (Bare ikke glem å endre for mottakeren og omstendighetene.)

I SLEKT: Hvordan du faktisk kan gjøre ting mens du jobber hjemmefra

10 Opprett en alias-konto for å sortere e-post

Mange e-postplattformer (inkludert Gmail) lar deg opprette aliaskontoer som alle mates inn i en enkelt innboks. 'Jeg opprettet aliaskontoer for å mates inn i en enkelt mappe,' sier Dalton om taktikken hun bruker for å organisere regninger og andre kritiske økonomiske dokumenter. 'Jeg takler ikke noen av disse e-postene før fredag ​​morgen, når jeg bruker tid til å sette meg ned og sortere gjennom økonomien min.'

hvor mye tipser jeg pizzafyren

elleve Bare. Ikke gjør det. Svare.

Der er det blitt sagt. Dette rådet går utover å håndtere åpenbar søppelpost - og vi tolererer åpenbart ikke å spøke sjefen. Vi snakker om den meldingen fra kollegaen din to pulter ned. Duhigg fastholder at ofte stiller folk spørsmål når de sannsynligvis kan finne svarene alene. Og hvis jeg ikke svarer, vil de finne svarene. Hvordan implementerer du denne typen tanker uten å føle deg frekk? Ved å bekymre deg mer for deg selv og din egen tid enn andres tid (ah!). Et mantra å øve på: Det er ingen grunn til at jeg skal svare på folk bare fordi de sender meg en e-post.

12 Tenk på innboksen-null drøm

Dette er kanskje ikke den rette visdomsperlen for alle - det er noe som er intenst tilfredsstillende for mange mennesker om å avslutte og starte hver dag med en ren innboks. Men for deg, kanskje denne forventningen er urealistisk og til og med litt kvelende. Å tømme innboksen din religiøst kan ærlig talt være bortkastet tid (og kanskje egentlig om noe annet), sier Duhigg. Å treffe slette, slette, slette kan være tilfredsstillende eller synes å være produktivt, men hvorfor bry seg? Han stiller spørsmålet: Gjør du det fordi det får deg til å føle deg bra, eller fordi det faktisk er nyttig? Og hvis det ikke er nyttig, trenger du kanskje ikke en ren innboks - og kanskje du bør slutte å bruke det som et barometer for suksess.

I SLEKT: 8 ekspert Digital Decluttering Tips for å redusere skjermtiden