HVORDAN SKRIVE EFFEKTIVE E-POSTMELDINGER PÅ JOBBEN VIRKELIG ENKELT

Hvis du noen gang har mottatt en e-post fra en kollega med altfor detaljerte anvisninger, forvirrede forespørsler eller vei for mange unødvendige mottakere inkludert, vet du om viktigheten av effektiv e-postkommunikasjon på jobben. E-post sendt uten organisering eller tanke kan faktisk hindre arbeidsflyten, generelt irritere mennesker og forårsake feilkommunikasjon på annen måte.

Så hvordan lager du en tydelig og effektiv e-post som finner den rette balansen mellom detaljert og kortfattet; en som treffer på alle de riktige emnene for alle de riktige personene som er involvert? Først må du vite når noe skal sendes via e-post - i motsetning til en direkte melding, personlig møte , eller telefonsamtale . E-poster er ideelle for å sende lengre lister med instruksjoner, sjekke inn på et prosjekt eller dele filer. E-postkommunikasjon vil også sikre en skriftlig oversikt over viktige samtaler du senere vil henvise til. Her er seks ting alle effektive e-postforfattere gjør før de treffer 'send'.

1. Maksimer emnelinjen

Første ting først vil du skreddersy emnelinjen til meldingen og / eller svaret ditt. Skriver du til noen som sendte deg en e-post i forrige uke? Ikke ta opp en gammel, ikke-relatert melding og trykk 'svar' - den har mottakeren din glemt nøyaktig hva de skrev til deg for en uke siden. Hjelp med å orientere dem og skriv et svar med en ny emnelinje som gjenspeiler enten det nye emnet eller svaret ditt på meldingen deres (si bakgrunnsinformasjon om vår nyeste klient, Jane Doe eller Veibeskrivelse til vårt nye hus i Cleveland), sier Peggy Duncan, en personlig produktivitetsekspert i Atlanta. Det er mindre sannsynlig at du forvirrer mottakeren, og det blir lettere å finne meldingen senere.

hvordan gjøre hvite skinnsko hvite igjen

For det andre, vær spesifikk. Her er for eksempel en dårlig / vag emnelinje: Personalmøte. Nå er det bedre: Ta dette vedlegget til 14.00 personalmøte. Når du tar med detaljer, som en handling som er nødvendig eller hvor og når detaljer, hjelper du mottakeren med å måle meldingens betydning, sier Marsha Egan, forfatteren av Innboksavgift og vanen med fremragende e-post ($ 20; amazon.com ). Det hjelper dem også å huske å fullføre oppgaven som kreves.

Er du usikker på hva motivet skal være? Tenk på søkeordene du ville brukt hvis du måtte finne e-posten senere, sier Nick Morgan, forfatter av Kan du høre meg? Hvordan komme i kontakt med mennesker i en virtuell verden ($ 11; amazon.com ).

2. Gi detaljerte instruksjoner

Klarheten i skriftlige instruksjoner kan gjøre eller ødelegge effektiviteten til en arbeids-e-post. Hvis du tildeler respektive oppgaver til en gruppe mennesker, kan du dele dem opp etter person og bruke kulepunkter for å hjelpe alle å vite nøyaktig hva du trenger hjelp med fra hver enkelt dem, spesielt.

3. Velg mottakerne nøye

Skriv e-posten før du legger til mottakerne, sier Vanessa Van Edwards, forfatter av Fang vitenskapen om å lykkes med mennesker ($ 12; amazon.com ). Dette vil ikke bare forhindre fryktet utilsiktet sending, men lar deg også legge til mottakere basert på innholdet i e-posten. Vil du unngå de lange e-postkjedene med flere personer? Hvis du trenger flere personer til å kommentere noe, for eksempel et dokument, bør du vurdere å opprette en delbar fil (som et Google Doc), der alle kan foreslå endringer på ett sted uten å sende tusen e-poster.

I SLEKT: Alt du bør (og ikke bør ta med) i en e-post utenom kontoret

4. Cut Draining Language

E-post om en snafu som trenger reparasjon? I stedet for å vokse poetisk om hvilken drag det er eller hvis skyld det er, fokuser på handling nødvendig for å avhjelpe et problem. For eksempel, i stedet for å si: 'Klienten har et problem med presentasjonen vår, og det blir vanskelig å fikse,' prøv, 'jeg vil gjerne hjelpe deg med å fikse noe som klienten tok opp under samtalen vår.' Dette vil gjøre gi negative tilbakemeldinger eller be mer ubehagelige oppgaver via e-post.

5. Inkluder svarinstruksjoner

Selv når e-postadressen din ikke krever svar (jeg vil være på legetime de neste to timene, eller du kan avgi rapport i morgen i stedet for i dag), føler mange mennesker seg forpliktet til å erkjenne det med OK eller takk. Gi disse menneskene en lett tur. Hvis du ikke vil høre noe tilbake, må du ta med 'Ingen svar nødvendig' på slutten av meldingen, sier Duncan. Det sparer tid i begge ender og forhindrer ubrukelige e-poster fra å rote i boksene. Ikke nøl med å skrive Takk på forhånd når du stiller spørsmål til noen. Det vil hindre deg i å føle deg fristet til å sende en takk på en linje når personen skriver tilbake.

6. Ikke bli for personlig

E-post er for fakta, ikke for følelser, sier Egan. På grunn av mangel på stemmebøyning og kroppsspråk i digital korrespondanse, kan visse følelser - hvordan du føler deg om en kollega, hva du syntes om naboens parti - lett tolkes feil. Hvis du vil ta opp et følsomt (eller mindre enn positivt) problem, ring dem i stedet.