Det er en grunn til at tidsstyring har blitt en uoppnåelig og utilstrekkelig tilnærming til produktivitet for mange mennesker. Kanskje du anser dårlige tidsstyringsevner som din verste mangel, noe som holder deg hjemme og på jobben. Men hvorfor skulle noen forventes å kunne 'klare' tiden? Tid er en ubestemt, autonom konstruksjon, og derfor iboende uhåndterlig.
Hvor mange ganger har du fortalt deg selv at du skulle gjør denne tingen klokken 14 Du begynner å gjøre den tingen klokka 2, men en mer presserende e-post kommer gjennom - ting ! —Og du må svare på det. Du blir da trollbundet av din innboksen full av andre e-poster ; kan like gjerne svare på dem mens vinduet er oppe. En e-post lenker til en artikkel som minner deg om en annen artikkel vennen din sendte deg den andre dagen som du glemte å lese. Du begynner å lese og innser at det allerede er 2:28, og du har bare tildelt en time til å gjøre det første. (Hold øye med angst og selvskjelling.)
Du kan ikke skru klokken tilbake til 14:00 - eller ta en pause mens du utgjør de tapte 28 minuttene av arbeidet. Hva du kan gjør i stedet, er omformulere hvordan du mener produktivitet skal oppnås. I stedet for å prøve (og mislykkes) å holde tritt med tiden, mestrer du din Merk følgende - muligheten til å velge når og på hva du konsentrerer deg (eller ikke).
hvorfor klype på Saint Patrick Day
Hvorfor tidsstyring ikke kutter det lenger
'Så lenge vi uttrykker vår vei til produktivitet når det gjelder tidskontroll, vil vi alltid være bak åtte ballen,' sier Maura Thomas , en produktivitetsekspert og forfatter av Oppmerksomhetsstyring .
Ifølge Thomas er det to hovedårsaker til at tidsstyring, som konsept, ikke passer for mange mennesker. 'Én, når vi sier tidsstyring, gir det oss en illusjon om at vi faktisk har kontroll over tid, mens vi faktisk ikke har noen - tiden går videre uansett hva du gjør,' forklarer hun.
To, når folk flest tenker på å styre tiden sin, er deres første instinkt å avtale en avtale med seg selv (kl. 09.00 vil jeg fullføre kvartalsanalysen min. Kl. 10.30 begynner jeg å svare på e-post). Problemet, som Thomas påpeker, er at det er lettest - det enkleste - å bryte en avtale med deg selv. Hvem skal stoppe deg?
Tiden er fortsatt nødvendig og viktig, men det bør ikke være den eneste tingen du kjenner din personlige følelse av produktivitet til. Thomas anbefaler at du bare bruker kalenderen din til ting som har et sterkt forhold til tiden. Dette er dine avtaler med andre mennesker, arrangementer, tidsfrister for prosjekter som skal betales.
Andre oppgaver som ikke teknisk sett har en frist, som du ikke er ansvarlig overfor noen andre, har et svakere forhold til tiden. For disse tilfellene kan du sikkert planlegge å jobbe med noe klokken 15.00, men 'hvis du ikke også kontrollerer oppmerksomheten din i løpet av den tidsperioden, har det ingen betydning,' sier Thomas. 'Hver gang den tidsperioden slutter, vil oppgaven ikke gjøres hvis du ikke også klarer oppmerksomheten din.'
'Hvis det å administrere tid betyr å gjøre avtaler med deg selv i kalenderen din, mislykkes vi i det, og vi har alltid mislyktes i det,' sier hun. 'Men grunnen til at vi ikke klarer det nå, er fordi vi har så mange distraksjoner.'
I SLEKT: Arbeid hjemmefra Virkelig enkelt Redaktører sverger til
Hva betyr det å styre oppmerksomheten din?
Gjennom sin forskning, skriving og erfaring med å lære produktivitet har Thomas kommet til å definere oppmerksomhetsstyring som en samling av atferd som gir deg muligheten til å gjenkjenne hvor hodet ditt er, og [evnen] til å skifte til hjernetilstanden som er mer relevant i øyeblikket. '
Oppmerksomhetsstyring er ikke helt skilt fra begrepet tids- eller tidsstyring, siden de alle er sammenhengende. (Som Thomas innrømmer, 'på noen måter snakker vi om semantikk, men ordene vi bruker er kraftige.')
Men som et konsept, er formålet med det å forandre din forståelse av og strategi for, hvordan du motiverer deg selv : I stedet for å fokusere på å prøve å kontrollere tid, noe ingen kan kontrollere, kan du fokusere på å øve kontroll over oppmerksomheten din - noe som er veldig gjennomførbart (om enn med øvelse og viljestyrke). Enkelt sagt, Thomas er fast bestemt på å minne folk om at de ikke er hjelpeløse og til å gi dem muligheten til å gjenvinne kontrollen over travle dager.
hvor mye tipser du på en massasje
Bli kjent med din egen kapasitet for oppmerksomhetsstyring
For å forstå oppmerksomhetsstyring som en produktivitetsmetode, må vi først forstå hvordan oppmerksomheten i seg selv fungerer, både bredt og personlig. La oss gå tilbake til de nevnte 'hjernetilstandene' Thomas, eller de 'fire kvadranter' av oppmerksomhet som vi okkuperer og beveger oss mellom på et gitt punkt på dagen.
Hun sier: 'Hvis vi løst kategoriserer de forskjellige hjernetilstandene vi kan være i - selvfølgelig er det et uendelig antall - men bare generelt bøtter, er de: 1) Reaktive og distraherte, 2) Fokuserte og oppmerksomme, 3) Dagdrømmer eller Mind Wandering, og 4) Flyt. '
1. Reaktiv og distrahert
Dette er hovedrommet de fleste bor i hele dagen, enten du er hjemmehjemmeforelder eller bedriftskonsulent. I denne tilstanden kan du være prøver å fokusere, men du mangler fortsatt kontroll over omgivelsene og forblir nådd for distraksjoner: e-postvarsler, Slack pings, telefonen ringer, ønsker å lese en kul artikkel, noen dukker opp ved skrivebordet ditt for å stille et raskt spørsmål, føler deg sulten på en matbit, eller et barn som avbryter en oppgave mens du jobber hjemme .
'Vi bytter fra ting til ting ... og vi multitasking bare - eller, mer nøyaktig, bytte av oppgaver - gjennom vår dag,' sier Thomas. Du kan starte et prosjekt som har tenkt å se det gjennom, men et mangfold av eksterne distraksjoner og interne fristelser til å utsette holde deg i den reaktive og distraherte tilstanden, som ikke overraskende er ikke den ideelle oppmerksomhetsstyringkvadranten å være i for optimal produktivitet.
2. Fokusert og oppmerksom
'Denne andre bøtta er liksom det polære motsatte,' sier Thomas. De fokusert og oppmerksom tilstand er en der du aktivt konsentrerer deg. Du legger vekt på å fokusere all oppmerksomheten din på en oppgave (å skrive og sende en lang e-postrapport) eller kanskje bruke en viss tid og konsentrasjon på et sett med oppgaver (tar deg tid til å sende flere e-poster du har lagt ut av).
Uansett, sier Thomas, i denne kvadranten 'tar du skritt for å sikre at du ikke blir forstyrret, du skyver aktivt ut andre tanker som kryper inn, og du opprettholder oppmerksomheten din i lengre tid på en mer kognitiv måte. krevende oppgave. '
Dette er det mest åpenbare headspace å utnytte for å være ditt mest produktive og effektive selv. Thomas referanser Cal Newport , forfatter og lektor i informatikk ved Georgetown University, som populariserte begrepet 'Deep Work' for å beskrive typen arbeid som skjer i denne tilstanden.
I SLEKT: 3 enkle mindfulness-teknikker du kan snike deg inn i en travel hverdag
3. Dagdrømmeri eller tankegang
'Det er her vi ikke aktivt retter oppmerksomheten vår noe sted spesielt, men vi motstår aktivt distraksjoner,' forklarer Thomas. 'Du lar tankene vandre og bare være , og du sier bevisst nei til å ta ut telefonen for å sende en tekst, slå på TVen eller til og med sette inn en podcast. Thomas refererer til disse som stille øyeblikk eller 'imellom' øyeblikk, hvor du venter på bussen, i kø for å bestille på en kaffebar eller gå over en parkeringsplass for å få bilen din.
Det kan virke ufarlig, til og med smart - produktivt! - å fylle disse øyeblikkene med aktivitet eller distraksjon (hvorfor ikke slå noen e-poster ut mens du kjører i heisen?), Og det kan ofte være. Men det er viktig å finne balanse, fordi det er i løpet av disse små tankelommene som vandrer på at alt det gode skjer.
'Denne dagdrømmende tilstanden er når vi har innsikt, når vi får ideer, og når kreativiteten vår virkelig kommer ut,' sier hun. 'Du kan ikke be deg selv om å ha et innblikk, en ny idé eller løse et problem. Det er bare i de stille øyeblikkene når disse tingene kan skje. Vi har på en eller annen måte forstått at hvis vi ikke gjør, gjør, gjør, så er vi ikke produktive. Men egentlig er det stikk motsatte. '
4. Flyt
Og til slutt strømmer det, den dypt fokuserte psykologiske tilstanden der hjernen din fungerer annerledes enn i noen av de andre tre kvadranter. Dette psykologiske konseptet ble først anerkjent og navngitt av den ungarske psykologen Mihály Csíkszentmihályi, og innebærer et uanstrengt tap av seg selv i en oppgave. 'Hva det betyr når du flyter er at den delen av hjernen din som kjenner deg igjen i tid og rom (jeg er sulten, jeg er kald, dette er kjedelig, jeg lurer på om noen likte Instagram-innlegget mitt) forsvinner , Sier Thomas. 'Du er fullstendig nedsenket i oppgaven; det er total absorpsjon i det du gjør. '
Med andre ord, uten at du er klar over det, er du i sonen. Det perfekte mentale stedet for produktivitet, ikke sant? Men det er en fangst: 'Du kan ikke befale deg å strømme,' sier Thomas og legger imidlertid til at '[når du holder deg i det fokuserte og oppmerksomme hodet i lengre tid, kan det hende du blir heldig nok til å bla i flyt. '
'Dette er de fire hjernetilstandene vi kan klemme hjernens aktivitet inn i, og oppmerksomhetsstyring er til slutt evnen til å gjenkjenne hvilken du er i og deretter bevisst skifte til den som best vil tjene deg i øyeblikket,' sier hun.
Hvordan håndtere oppmerksomheten din
Hvis det første trinnet mot å mestre oppmerksomhetsstyring er å dyrke bevissthet om hvor sinnet ditt er i et gitt øyeblikk, er det andre å gjenkjenne hvilken hjernetilstand som er ideell for oppgaven - og deretter med vilje flytte deg inn i hjernetilstanden for å få det ferdig.
Det er rettferdig å si at 'fokusert og oppmerksom' - ikke den mer utbredte 'reaktive og distraherte' tilstanden - er et ideelt mentalt sted å bo på en travel dag. Men hvordan kommer du dit først om morgenen når du er søvnig og tåkete? Eller rundt middagstid når haugen med oppgaver på tallerkenen din er offisielt overveldende? Eller rundt klokka 15.00 når du er sulten, er du sliten, og dine kolleger (eller familie) forstyrrer? Du tar tilbake kontrollen.
kan en blender brukes som juicer
'Folk forteller meg at de må få jobben gjort, men [de kan ikke fordi] folk fortsetter å forstyrre dem. Folk er alltid kommer til å avbryte deg, forklarer Thomas. 'Den eneste måten du kan slutte å bli avbrutt på, er å fortelle folk å slutte å avbryte deg i en periode.'
Som Thomas uttrykker det: Oppmerksomhet er motgift mot distraksjon. I stedet for å la distraksjoner kontrollere deg, anerkjenn din egen byrå over dem. 'De to mest kritiske teknikkene for [å komme i gang] å kontrollere oppmerksomheten din er å kontrollere miljøet og teknologien din,' sier hun. Slik gjør du det.
Kontroller miljøet ditt
En måte å gjøre dette på er å lage signaler som kommuniserer til andre du prøver å holde fokus. Det kan være et bokstavelig ikke forstyrr tegn; det kan også være å ta på hodetelefoner; hvis du har et kontor eller eget arbeidsområde, kan det være å lukke døren; eller det kan være alt det ovennevnte, hvis du trenger det. 'Uansett hva signalet er, vær eksplisitt om det - ikke forvent at bare fordi du har hodetelefoner, vil folk vite at det betyr at ikke forstyrr. Du må fortelle dem, 'insisterer Thomas. 'Når signalet min ikke forstyrrer er oppe, betyr det at du ikke bry meg med mindre det virkelig er en nødsituasjon. Det er et eksempel på å kontrollere miljøet ditt. '
Det er ikke realistisk å forvente å ha et 'ikke bry meg' -signal for hele dagen, men Thomas anbefaler å stenge seg for å fokusere dypt i for eksempel 20 minutter hver time, eller i 90 eller så minutter to ganger om dag. 'Hyppigheten og varigheten er opp til deg, og det avhenger av arten av jobben din eller hvor mye menneskene rundt deg trenger deg,' sier hun.
Kontroller teknologien din
Når du først har skapt et distraksjonsfritt miljø, er det på tide å eliminere den ultimate distraksjonen: enheten din. Hvert varselbanner, nummer, prikk, ping, DM, er designet for å fange oppmerksomheten din. De gjør en god jobb med det også, men du har mer kontroll enn du tror.
'Det andre trinnet for å kontrollere miljøet og oppmerksomheten er å lukke e-postmeldingen eller gå i offline- eller ikke-forstyrr-modus,' råder Thomas. Ja, selv om selve oppgaven du jobber med er e-post.
'Hvis jeg har 50 [e-postmeldinger], må jeg svare, den eneste måten jeg vil gjøre det på, er hvis jeg forhindrer at nye meldinger kommer inn,' sier hun. 'Ellers kommer jeg ikke til de eksisterende 50, fordi jeg svarer på den første, og så kommer det en ny (og en ny og en ny).' Rett oppmerksomheten mot bare nye e-poster etter du har svart på de eksisterende meldingene du har tenkt å svare på.
finn ringstørrelsen min hjemme
Skjul deretter telefonen din - og 'alt annet rundt deg som surrer eller pinger eller vibrerer eller på annen måte vekker oppmerksomhet', sier Thomas. Sett den på Ikke forstyrr, stille og med forsiden ned - eller enda bedre, ute av syne et sted. 'Studier viser at bare tilstedeværelsen av telefonen vår distraherer oss, selv om den er av og med forsiden ned.' (Ikke få panikk, du kan sjekke telefonen og e-posten din og Google-chatter og Twitter og alt annet når den angitte fokusperioden er ute.)
Hvis du er noen som liker bakgrunnsstøy , vær forsiktig med hva du velger å lytte til. Du tenker kanskje en podcast, Kontoret repriser, eller rapmusikk hjelper deg å fokusere, men det kan være det motsatte.
'Alle er forskjellige, men studier viser at det generelt er veldig distraherende. Det mest distraherende for folk er lyden fra andre menneskers stemmer, sier Thomas. 'Hvis du virkelig vil ha støy, gjør det støy: klassisk musikk, havbølgelyder, sirisser fra sirisser eller knitrende ild.'
I SLEKT: Hvit støy, rosa støy eller brun støy — Hvilken farge passer for deg?
Bryt ned oppgaver og angi stoppesteder
Når du bestemmer deg for at det er på tide å utføre en oppgave, og du har eliminert potensielle forstyrrelser, gjør du oppgaven, enten til den er ferdig, eller til du kommer til det stoppestedet du bestemte deg for før du startet. ' Det er her tid og oppmerksomhet går hånd i hånd.
Hvis det er en stor oppgave, kan du dele den opp i oppnåelige biter, hvis ferdigstillelse blir de utpekte stoppestedene dine. Gjør deg oppmerksom på hver med full oppmerksomhet til de er ferdige. Eller still inn en timer og bestem deg for at du skal rette all oppmerksomheten mot å fullføre det du kan i den tidsrammen.
Begynn å reformere gamle vaner
Dette trinnet handler om å praktisere de ovennevnte vanene for å gjøre oppmerksomheten din til en annen natur.
'Folk spør meg mye, & apos; Er vi avhengige av enhetene våre? & Apos; Jeg er ikke psykolog, men det jeg kan fortelle deg er at teknologien vår er vanedannende med vilje, sier Thomas. 'Alle appene på telefonene våre ... er designet for å stjele oppmerksomheten vår.'
Bytte fra oppgave til oppgave eller gi etter for fristelsen til å tømme et varsel, sjekke en tekst, slå på TV-en for bakgrunnsstøy - alt har blitt en del av stoffet i vårt daglige liv. Vi er i hovedsak opplært til å bli distrahert i hver eneste sving. 'Vi har blitt vant til distraksjon,' mener Thomas.
Ved å redusere oppmerksomhetsforskyvningene blir du mer vant til lengre perioder uten [dem], og du begynner å bygge opp evnen til å holde fokus lenger, sier hun. 'Akkurat som distraksjon kaster bort oppmerksomhetsspennet ditt, styrer du disse distraksjonene din oppmerksomhetsspenn. [Til slutt], i stedet for å bytte noen få minutter, har du større mulighet til å velge når du bytter. '
'Vår manglende oppnåelse av de tingene som er viktigst for oss - det er slik jeg definerer produktivitet - er ikke fordi vi ikke har nok tid på dagen, avslutter Thomas. 'Vi oppfører oss som om vi er helt hjelpeløse overfor alle ting rundt oss, mens vi faktisk ikke er det. For meg er det det viktigste budskapet og det jeg brenner mest for ... Jeg vil virkelig at folk skal forstå at du har kontroll over oppmerksomheten din. Vel, kanskje du ikke gjør det akkurat nå, men du kan. '
I SLEKT: Vil du slutte å utsette? Her er 7 forskjellige triks å prøve nå (ikke senere)
