Gi tilbakemelding raskt, men ikke umiddelbart.
Ikke vent på en årlig gjennomgang for å få frem forbedringsområder. Vær oppmerksom på spørsmål raskt, slik at detaljene er friske i tankene dine. En dag etter en hendelse er det søte stedet; å ha litt tid demper for varme følelser og lar deg forberede deg og være mer gjennomtenkt med ordene dine. I øyeblikket vil begge parter ha en sterkere, mindre nyttig reaksjon, sier Jennifer Porter, administrerende partner for Bryllupsgruppe , et leder- og teamutviklingsfirma. Årlige eller kvartalsvise gjennomganger skal dekke mål og fokusere på fremtidig tilbakemelding - for eksempel hva noen trenger å gjøre mer eller mindre av for å fremme karrieren (Hvis du skulle bli mer dyktig i dataanalyse, kan jeg se deg hoppe til neste nivå).

Husk intensjonen din.
Tenk på hvorfor du i utgangspunktet vil dele tilbakemeldinger. Du gjør dette fordi du vil hjelpe personen med å lykkes, sier Porter. På den tiden kan det føles mindre velvillig enn det - du tror kanskje du bare trenger å dempe dårlige vaner eller fikse slurvet arbeid - men enhver form for tilbakemelding hjelper teamet ditt å lære og vokse. Du vil også tjene deres tillit. Hvis du ikke leverer tilbakemeldingen, vil noen andre gjøre og kanskje ikke gjøre en så god jobb som du ville gjort, sier Freyan Billimoria, direktør for personaldrift på Skillshare , et online læringssamfunn. Gi uttrykk for intensjonen din under samtalen. Si, jeg forteller deg dette fordi jeg bryr meg om deg, og jeg vil at du skal være så effektiv som mulig.

Tenk på innholdet, ikke leveransen.
Mange ledere er bekymret for hvordan de skal dempe slaget i stedet for hva de skal si, sier Porter. Det er som å forberede seg på å holde en tale og fokusere på hva du vil ha på deg i stedet for innholdet i presentasjonen din, bemerker hun. Spør deg selv: Hva er kjernebudskapet mitt? Hva håper jeg denne personen tar bort fra samtalen? Hva vil jeg skal skje videre? Skriv ned hva du vil si, og øv deg i dusjen eller på en pålitelig kollega. Nullstill oppførselen eller handlingen, i stedet for å diskutere følelser, og gi konkrete eksempler, som om jeg la merke til at du avbrøt folk seks ganger i det møtet (kontra at du er uhøflig mot kolleger).

I SLEKT: Her er nøyaktig hvordan du får en fleksibel tidsplan på jobben

Start med et spørsmål.
Diskusjonen skal være en dialog, ikke en monolog. Si, jeg vil gjerne ha en samtale med deg for å dele tilbakemeldinger. Er det ok? Det er menneskelig natur å si ja, men ved å be om tillatelse kan du styrke forholdet, sier Porter. En annen taktikk: La den andre lede samtalen. Si, jeg vil gjerne snakke med deg om x . Hva synes du gikk bra? Hva tror du ikke? Gi den ansatte tid til å svare. I mange tilfeller vet de allerede hvor de kommer til kort, sier Fran Hauser, forfatter av Myten om den fine jenta ($ 16; amazon.com ). Når du rammer inn samtalen som et samarbeid i stedet for en kritikk, er tonen mer støttende.

Bruk færre ord.
Vær så spesifikk som mulig. Uklare eller klisjéfraser (du må jobbe med din ledende tilstedeværelse) eller tilbakemeldinger med sukkerbelegg er forvirrende for lytteren, og øker sannsynligheten for at de vil savne poenget ditt helt. Hvis du bruker 100 ord for å si at noen savnet en frist, overforklarer du, sier Porter. Og når du først har fylt på fyllstofford og mykningsmidler (jeg vet at du er overarbeidet), begynner tilbakemeldingen å føle seg personlig og skjevhet kan krype inn, sier Billimoria. I stedet, kom til poenget og nevn det du observerte. Si, jeg la merke til at vi savnet fristen for de to siste rapportene. Hva skjedde?

Ikke vann meldingen din.
Den vanlige vanen med å samle negativ tilbakemelding mellom to roser kan være instinktiv, men det er en av de største feilene lederne gjør, sier Billimoria. Hvis du skjuler tilbakemeldinger i kaste-komplimenter, tar du kraften i ordene dine. Folk ser det komme; da vil de avvise det positive, vente på det negative og ikke stole på det du har å si, sier Porter. Hva du kan gjøre for å være snill, men direkte: Gi tilbakemeldingene positivt, sier Hauser. Si, mye går bra, men jeg har konstruktive tilbakemeldinger på noen ting som trenger forbedring, eller jeg har noen råd som kan hjelpe deg.

I SLEKT: Ta tak i innboksen din for godt med disse tipsene for e-postadministrasjon fra en proff

Gi sammenheng.
Hvorfor bryr du deg om noen leverer arbeid sent? Eller formaterer ikke presentasjoner perfekt? Svarene kan være åpenbare for deg, men en ansatt må forstå hvorfor bak tilbakemeldingene dine. Prøv å plassere spesifikke notater inne i det større bildet - for eksempel når avdelingen vår er for sent på jobb, påvirker det også andre team, eller når økonomien din ser feiljustert ut, kan det gi folk en mangel på tillit til antall. Å forklare hvorfor tilbakemeldingene dine er viktige, sier Hauser, kan gjøre det lettere å levere og høre.

Vær empatisk.
Det er vanskelig å motta kritiske kommentarer. Det spiller ingen rolle hvor dyktig du er til å gi tilbakemelding. Det svir fortsatt, sier Porter. Ikke vær for hard, lytt til den andres perspektiv og vær rolig. Unngå også ordet du hvis du kan. Subtile ordvalg kan få samtalen til å føles som en dialog snarere enn et angrep, sier Hauser. For eksempel, i stedet for å si: Dette er hva jeg tror du kunne ha gjort annerledes, si, Dette er hva jeg tror kunne vært gjort annerledes.

Gjør det ansikt til ansikt.
Å levere tøffe nyheter via e-post eller telefon er fristende, men å møte personlig (eller via Skype eller FaceTime) er mer effektivt, sier Hauser. Det lar deg lese hverandres ikke-verbale signaler og følelsesmessige hensikter. Å være ansikt til ansikt er den eneste måten å sikre at den andre personen kan føle medfølelse, sier Hauser. Hvis du ikke kan se medarbeideren din, vil det være vanskeligere å se om de er lei seg eller til og med tar hensyn til det du sier. Sett deg oppreist og ha øyekontakt, uansett hvor vanskelig det kan være, sier Hauser.

Ha en oppfølgingsplan.
Avslutt samtalen med en diskusjon om neste trinn. Spør hvordan du kan være behjelpelig og bestem sammen når du skal snakke igjen (dager, uker eller måneder senere, avhengig av problemet). Så sjekk inn etter en dag eller to for å se hvordan den andre personen har det. Det er naturlig for tilbakemeldingsmottakeren å gå litt såret fra samtalen, selv om den var produktiv, sier Porter. Du må gi folk tid til å behandle, sier Billimoria. Nøkkelen til sterke forhold er å løpe tilbake. Når du gjør det, tjener du tillit, noe som vil gjøre det lettere å dele tilbakemeldinger neste gang.

Husk å gi rikelig ros også.
Gjør det å levere positive tilbakemeldinger til en del av rutinen din - ikke bare press den inn i ubehagelige samtaler. Poenget er ikke bare å stille folk eller gi alle et trofé; positive tilbakemeldinger er et profesjonelt utviklingsverktøy. Først og fremst er det konstruktivt - det er nyttig for folk å vite hva de gjør bra, slik at de kan fortsette å gjøre det. For det andre bidrar det til å skape en kultur som er mer åpen for og tolerant for tilbakemeldinger, sier Porter. Vær spesifikk her også. Si, jeg liker virkelig måten du taklet utfordringen på, eller jeg setter pris på at du snakket med andre avdelinger for å få innkjøpet. Og si det ofte. For hvert stykke kritikk bør du gi minst fem ros, sier Hauser. Dette får folk til et sted der de ønsker tilbakemelding.