Trinn 1: Kast bekreftede kvitteringer og minibanker

Nesten alle dine økonomiske papirer kan deles inn i tre kategorier: poster du bare trenger å oppbevare for kalenderåret eller mindre, papirer som du trenger å lagre i syv år (det typiske vinduet der du kan revidere selvangivelsen), og papirer som du bør henge på på ubestemt tid.

Trenger du for eksempel å lagre alle disse minibankuttakene? Nei. Når du har sjekket informasjonen slik den vises i online-kontoen din eller på din månedlige oversikt, kan du kaste minibank. Det samme gjelder innskuddsbevis og kredittkortkvitteringer. Ikke oppbevar kvitteringer for mindre kjøp etter at du har brukt varen tilfredsstillende noen ganger eller når garantien er utløpt. Behold kvitteringer for større kjøp (alle varer hvis erstatningskostnad overstiger egenandelen på huseiere eller leietakere).

Kort tid etter slutten av kalenderåret vil du sannsynligvis være i stand til å kaste ut (eller mer trygt, makulere) en mengde ekstra papir, inkludert lønnsslippene dine, månedlige kredittkort- og boliglånsoppgaver, regninger (hvis de ikke er nødvendig for virksomhetsfradrag), og månedlige eller kvartalsvise rapporter fra megler- og fondsselskaper for foregående år.

'Vanligvis er hele årets aktivitet oppført i detalj på den endelige uttalelsen ved årsskiftet, noe som gjør hver annen uttalelse overflødig,' sier Ed Slott, en CPA i Rockville Center, New York. Den siste lønnsstammen din og W-2-skjemaet dokumenterer for eksempel alle inntektene dine for året hvis du jobber for noen andre; hvis du er selvstendig næringsdrivende, gjør 1099-skjemaene dine det samme for deg. Tilsvarende sender de fleste investeringsselskaper og noen kredittkortutsteder omfattende uttalelser i januar. 'Behold de månedlige oppdateringene til du forener dem med sammendragene ved årsskiftet,' sier Slott.

Trinn 2: Hold fast på endelige uttalelser i opptil syv år

Du må imidlertid holde på de endelige kredittkortoppgavene sammen med W-2 og 1099 i minst tre år og helst i syv. Internal Revenue Service har opptil tre år fra datoen du leverer selvangivelsen for å undersøke den for feil og så lenge som seks år for å gjennomføre en revisjon hvis det er grunn til å mistenke at du ikke rapporterte om bruttoinntekten din med 25 prosent eller mer. (Det er ingen foreldelsesfrist for noen som bevisst har begått svindel.) Du må faktisk beholde papirene som støtter din retur til det revisjonsvinduet lukkes. Blant tilleggsdokumentene bør du beholde: kansellerte sjekker og kvitteringer for alle fradragsberettigede forretningsutgifter (som for underholdning, hjemmekontorutstyr og profesjonelle avgifter), pensjonskontobidrag, veldedighetsdonasjoner, regninger for barnepass, utenom -medisinske utgifter, underholdsbidrag, og pantelånsrente og eiendomsskatt.

Med mindre du bevisst har levert en falsk retur, kan du kaste disse støttedokumentene etter tre til syv år, avhengig av hvor grei skattesituasjonen din er.

Men ikke kast ut de faktiske selvangivelsene eller sammendragene ved årsskiftet til investeringskontoene dine, selv etter at sjansene for en revisjon er helt borte. Disse dokumentene tar ikke mye plass og kan være veldig nyttige for fremtidig økonomisk planlegging.

For forsikringsformål vil du også beholde kvitteringer for større kjøp og kvitteringer som viser hvor mye du har betalt for forbedringer av huset på ubestemt tid, både for å tilfredsstille potensielle kjøpere og for å redusere mulige kapitalgevinstskatter når du selger huset ditt. Det er avgjørende å beholde bekreftelsessedlene som viser mottakerbetegnelser og kjøpesummen på aksjer, aksjefond og andre investeringer du har; heng deg på disse postene på ubestemt tid, fordi en eller annen dag, sier Slott, 'du eller arvingene dine må vite nøyaktig hvor mye du betalte for å bestemme fortjenesten på investeringen din til skatt.

Trinn 3: Gi papirene dine et hjem

Hvis du har et ekstra rom eller hjørne som du kan betegne som stedet der du håndterer papirarbeid, flott; Hvis ikke, vil en skuff, et skap eller et skap der du kan lagre regninger og gjeldende poster, plassert nær et bord du kan skrive sjekker på. Når det gjelder forsyninger, vil du finne mapper eller manila-konvolutter som vil være nyttige for arkivering av papirene, og det samme vil et arkivskap eller en pappeske for å holde postene.

Oppbevar testamente, fødsels- og ekteskapsbevis, forsikringer, formuesgjerninger og andre faste poster på et trygt, men tilgjengelig sted i nærheten av andre økonomiske dokumenter, slik at du og arvingene dine alltid vil kunne komme til dem raskt, hvis de trenger det .

Trinn 4: Vær systematisk

Ha en plan for behandling av alt papir. Velg et sted der du legger regningene, for eksempel en manila-konvolutt, en skuff eller en plastboks eller sortering ― og kast i hver konvolutt når den kommer i posten. Når du setter deg ned for å betale regningene dine, vil du ha alt papirene du trenger på ett sted.

Nå er her nøkkelen: Når du har betalt regningen eller sjekket kontoutskriften, må du sende den inn umiddelbart. 'Målet ditt bør være å berøre et papir så få ganger som mulig, i stedet for å stokke det fra haug til haug,' sier Paula Boyer Kennedy, en finansplanlegger på Minneapolis-kontoret til Ernst & Young. 'Hvis du stikker regningen tilbake i skuffen etter at du har betalt den, vil den finne venner, og de vil parre seg og få avkom. Ganske snart vil du ha et ekte kull. '

Igjen, et veldig rudimentært arkivsystem er alt du trenger. Den enkleste metoden er å kaste alt som er skatterelatert i en enkelt beholder så snart du er ferdig med det - en skuff, et arkivskap, en trekkspillfil eller til og med en skoeske. På den måten, når du er klar til å fylle ut selvangivelsen, vil du ha alt papiret du trenger innen fingertuppene. Alternativt kan du sette opp et litt mer organisert system i begynnelsen, med separate filmapper for de viktigste kategoriene i livet ditt. Du kan for eksempel merke mappene dine etter kontotype (kredittkortuttalelser, megleroppgaver, regninger osv.) Eller etter skattekategori (egenandelskostnader, veldedighetsbidrag og så videre) eller etter økonomisk mål ( bolig, pensjon, college fond osv.). Dette kan ta mer tid i utgangspunktet, men på sikt vil det spare tid.

Trinn 5: Takle etterslaget

Når du har et system på plass, må du fortsatt håndtere alle haugene du allerede har samlet. I stedet for å iverksette en massiv omorganisering, start med å sortere gjennom en liten bunke om gangen. Du kan tildele en halvtime om dagen for å sile gjennom gamle papirer, kanskje mens du ser på nyhetene eller lytter til musikk.

Du vil bli overrasket over forskjellen litt organisasjon gjør. 'Folk forstår ikke hvor mye de betaler som et resultat av at deres økonomiske papirer er i uorden - en sen kredittkortavgift her, et tapt skattefradrag der,' sier Stephanie Denton, en profesjonell arrangør i Cincinnati. Enda større kan det imidlertid være de langsiktige mentale og økonomiske fordelene. Når du er organisert, 'kan du fokusere din mentale energi på de virkelig viktige tingene, som investeringene dine og dine økonomiske mål', sier Terry Savage, forfatter av Savage Truth on Money ( amazon.com ). 'Å få orden på økonomipapirene dine gir store utbytter i fred i sinnet.'